El software para funciones específicas de los pequeños negocios
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Si eres propietario de un pequeño negocio, probablemente ya te habrás dado cuenta de que manejarlo sin una computadora es un desafío casi imposible, pero para que esa computadora funcione y te sirva como herramienta para administrar tu correo electrónico y agenda de contactos —así como para mantener tu contabilidad— es necesario "alimentarla" con diversos programas o software diseñados para realizar funciones específicas.
Ahora bien, no siempre es necesario pagar por estos programas. En la Internet puedes encontrar una gran variedad de programas gratuitos que resultan ideales para facilitar el trabajo de los propietarios de pequeños negocios.
Pero cuidado, recuerda que a veces estos programas gratuitos no cumplirán con todas las necesidades de tu negocio. Por lo que en ocasiones, pagar por un programa en específico será la solución que mejor cuidará de tu bolsillo.
• Si necesitas un software para escribir, preparar tablas de contabilidad y presentaciones, y quieres ahorrarte cientos de dólares, entonces el programa Open Office podría ser la solución. Este software contiene un procesador de palabras, un ilustrador de presentación y módulos para crear bases de datos y ecuaciones matemáticas. Para descargarlo visita: www.openoffice.org.
• Si eres desorganizado y mantener la lista de tus clientes en orden es un dolor de cabeza, entonces necesitas un sistema que te ayude a coordinar tus contactos. El Sugar CRM es un programa gratuito que proporciona ayuda para el manejo de tus ventas, un sistema automatizado de mercadeo y de apoyo técnico a tus clientes. Para descargarlo visita: www.sugarcrm.com/
• Si bien más de la mitad de los negocios tienen una presencia en la Internet, aún hay miles de pequeños negocios que no están on line. Microsoft Office Live es un servicio que ofrece —sin que tengas que pagar ni un centavo— un dominio o dirección virtual, así como el manejo de tu página de Internet y correo electrónico. O sea que si aún no estás en la red, ésta es probablemente la solución más económica. Para descargarlo visita: officelive.com.
El correo electrónico es probablemente uno de los servicios más importantes para tu compañía. Tu negocio, sin embargo, tiene alternativas para enviar y recibir mensajes:
1) puedes pagarle una cuota mensual a un servicio que administre tus cuentas de "e-mail", o
2) puedes contratar lo servicios de un técnico de computadoras para que programe un servidor local que permita que tú mismo administres el correo electrónico de tu empresa.
3) Google tiene un servicio, llamado Google Apps, que ofrece a pequeños negocios la posibilidad gratuita de administrar correos electrónicos con una capacidad de hasta dos gigabatios por usuario. (Para descargarlo visita: www.google.com/a/).
4) La empresa Blue Tie también proporciona una alternativa gratuita para el manejo de tus "e-mails". Puedes suscribir hasta 20 usuarios con cinco gigabatios de espacio cada uno. (Para descargarlo visita: bluetie.com/)
• ¿Te interesa crear PDF en vez de sólo leerlos? Entonces necesitas un creador de documentos PDF o Portable Document Format. Usualmente, los PDF son documentos versátiles, fáciles de compartir entre usuarios a través de correos electrónicos. Para crearlos era necesario comprar el programa Adobe Acrobat. Sin embargo, ahora existe una alternativa gratuita: el Primo PDF Creator, que realiza la misma función. Para descargarlo visita: primopdf.com.
No hay dudas que en la Internet existen una gran cantidad de programas gratuitos que puedes descargar a tu computadora. Lo importante, antes de instalar cualquier programa, es siempre informarte sobre el mismo.
Asegúrate de buscar en la red comentarios de otras personas sobre ese programa y de nunca descargar un software que ponga la seguridad de tu sistema en riesgo.
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